İş akışı

İş akışı, tasarımınız içerisinde bulunan öğelerin bir iş içerisinde bulunabileceği durumları gösterir. İş Akışı bir öğenin aktörler arasındaki dolaşımı esnasında izleyebileceği adımların bir araya gelmesidir. Genelde bu işlemler iş dünyasında geçerli olan ve tamamlanma kıstasına sahip adımlardan oluşur. Kısaca adımlar, kurallar ve kararlar bütünüdür.

İş akışı, doküman, tanımlanmış kurallar çerçevesinde belirli bir hedefe ulaşmak için bilgi ve işlerin katılımcılar arasında dolaşımını sağlayan süreç otomasyonu ile ilgilidir. Bu kapsamda iş akışı, bir iş sürecinin tam veya parçalı olarak otomasyonu olarak tanımlanmaktadır.

İş akışları, işlemlerin mantığını teknolojik altyapısından bağımsız hale getirebildiği ve dinamik yapısı sebebiyle değişikliklere açık olduğundan süreçlerin yeniden yapılandırma çalışmalarında önemli bir araç olarak kullanılmaktadır.

İş akış tipleri

İş akışları yapıları ve işbirlikçi özelliklerine bağlı olarak sınıflandırılmaktadır.

• Anlık (ad-hoc) iş akışları : Genellikle tek seferlik, belirli bir sırası olmayan işleri ele alır. Örneğin, satış teklifi, ürün tasarımı gibi daha çok işbirliği gerektiren ve kararların otomasyondan çok insan ilişkileri ile yürütüldüğü işler gibi. Bu tür akışlar, doküman yönetim sistemleri kapsamında yer alan “routing” özelliği ile ve standart “groupware” ürünleri tarafından karşılanabilmektedir.
• Yapısal iş akışları : İş kurallarına bağlı olarak tanımlanmış tekrarlanabilir işler iki başlık altında incelenebilir.
  • İdari iş akışları : Satın alma sipariş takibi, izin ve seyahat takibi gibi organizasyonların form tabanlı idari işlemleri için kullanılmaktadır.
  • Üretim/İşlem iş akışları : Üst seviye yapısal özellikler taşıyan ve veritabanı entegrasyonu olan kritik sistemlerde kullanılmaktadır.

İş akışı yönetimi

İş akışı yönetimi (İng. Workflow Management), iş akışının yönlendirmeden kontrole dolayısıyla gözetime kadar tanımlaması ve planlaması kavramları bütünüdür.

İş akışı yönetimi, kurumların ne şekilde iş yaptıklarını tanımlayarak şirketlerde yer alan iş süreçlerinin elektronik ortamda yaratılması, izlenmesi ve sonuçlandırılmasını sağlar. Süreçlerin modellenmesi sayesinde doğru bilginin ve işin, doğru zamanda doğru kişiye ulaştırılmasına yardımcı olur. Daha iyi yönetilen süreçler sonucunda kayda değer kurumsal kazançlar elde edilir.

İş Akışı Yönetiminin Görevleri

1. İş akışının modellenmesi
2. İş akışı işleminin yönlendirilmesi
3. İş akışı işleminin gözetim ve kontrolü

İş akışı yönetiminin faydaları

• İş süreç verimliliği artar. Daha az işgücü gereksinimi olduğundan daha düşük maliyatelere, akıştan elde edilen sonuçlar arttığından daha az zamana gereksinim olmaktadır.
• Süreçler standart yapıya kavuşur
  • Süreçlerin otomasyonu doğası gereği her katılımcısına standart hizmet sunduğundan ve söz konusu hizmeti daha hızlı olarak sunabildiğinden hizmetin kalitesini artırmaktadır. Örneğin, bankacılık sistemlerinde kullanıcıların kredi istemlerine yönelik hizmetlerde bu kolaylıkla fark edilecektedir.
  • Katılımcılara herhangi aracıya gerek kalmadan ilgili oldukları vaka hakkında bilginin doğrudan ulaşabilmesi
  • İşlerin tanımlı kurallara bağlı olarak katılımcılara otomatik atanması
  • İşlerin iş akış sırasına uygun olarak atanması
  • Süreç izleme işleminin otomatik hale getirilmesi